1er avril 2022

DGSHAPE Corporation (ci-après dénommée « la Société ») a établi la « Politique de base sur la protection des informations personnelles » et s’engage à traiter et à protéger les informations personnelles de manière appropriée. Cette politique de protection de la vie privée sera interprétée conformément aux lois du Japon.

1. Politique de base en matière de protection des données personnelles

La société s’efforcera de protéger les informations personnelles sur la base des politiques suivantes :

1. La société se conformera à toutes les lois, réglementations et autres règles applicables en matière de protection des informations personnelles afin de protéger les informations personnelles qu’elle traite et de respecter les droits de la personne qui fait l’objet de ces informations personnelles.
2. La société n’utilisera pas les informations personnelles d’une manière qui encourage ou incite à des actes illégaux ou injustes.
3. La société acquiert des informations personnelles d’une manière légale et appropriée.
4. La société établira des politiques et des procédures internes pour le traitement des informations personnelles.
5. La société mettra en place une structure organisationnelle et des procédures opérationnelles pour s’assurer que les informations personnelles sont traitées correctement. En outre, la société contrôlera la manière dont les informations personnelles sont traitées et procédera à des révisions et améliorations périodiques.
6. La société veillera à ce que tous les employés soient conscients de la nécessité de traiter correctement les informations personnelles.
7. L’entreprise se prémunira contre la perte ou le vol des équipements qui stockent des informations personnelles et les éliminera de manière appropriée.
8. La société s’efforcera de prévenir les fuites d’informations personnelles, etc., en limitant l’accès et en assurant la sécurité des systèmes d’information de la société, etc.
9. L’entreprise s’efforcera de se conformer aux lois et réglementations relatives aux informations personnelles en vigueur dans les pays étrangers et mettra en œuvre les mesures de contrôle de sécurité nécessaires.

2. Définition des termes

Les définitions des termes utilisés dans la présente politique de confidentialité sont les suivantes :

1. Le terme « informations personnelles » désigne les « informations relatives à une personne vivante » qui peuvent être utilisées seules ou avec d’autres informations pour identifier une personne spécifique ou celles qui contiennent un « code d’identification individuel ».
2. Le terme « informations relatives à une personne vivante » désigne toutes les informations qui contiennent des faits, des jugements ou des évaluations concernant les attributs d’une personne spécifique, tels que les caractéristiques corporelles, la richesse, le type d’emploi ou le poste, y compris, mais sans s’y limiter, le nom, l’adresse, le sexe, la date de naissance et l’image faciale d’une personne, ainsi que les informations, vidéos et sons accessibles au public, qu’ils soient cryptés ou non, etc.
3. Le terme « code d’identification individuel » désigne les informations permettant d’identifier une personne spécifique, telles que les données biométriques (données ADN, données de reconnaissance faciale, données de l’iris, données de l’empreinte vocale, données de la forme des veines, données des empreintes digitales, etc.), le numéro de passeport, le numéro de pension de base, le numéro de permis de conduire, le code du dossier de résident, le numéro individuel et le numéro de l’assureur.
4. Le terme « données personnelles » désigne les informations personnelles contenues dans la « base de données d’informations personnelles, etc. » L’expression « base de données d’informations personnelles, etc. » désigne les informations qui ont été systématiquement organisées de manière à permettre la recherche d’une personne spécifique, principalement par l’utilisation d’un ordinateur ou par l’utilisation d’informations organisées ou classées sur papier selon des règles spécifiques.
5. L’expression « informations personnelles nécessitant une attention particulière » désigne les informations personnelles relatives à la race, aux croyances, au statut social, aux antécédents médicaux, aux antécédents criminels, aux handicaps physiques, aux troubles mentaux, aux résultats d’examens de santé, au casier judiciaire, etc. d’une personne, qui nécessitent une attention particulière afin d’éviter toute discrimination injuste, tout préjugé ou tout autre désavantage.
6. La « fuite » de données à caractère personnel se réfère aux situations suivantes :
   • Fuite : La fuite involontaire de données à caractère personnel à des tiers.
   • Perte : perte involontaire de données à caractère personnel.
   • Dommages : Les données personnelles sont altérées ou endommagées par un ransomware.

3. Opérateur commercial chargé du traitement des données personnelles

Nom de l’exploitant de l’entreprise de traitement des informations personnelles : DGSHAPE Corporation
Adresse : 1-1-2 Shinmiyakoda, Hamana-ku, Hamamatsu-shi, Shizuoka-ken
Nom du représentant : Hisashi Bito, directeur représentant et président

4. Garantir l’exactitude du contenu des données

La société s’efforcera de maintenir l’exactitude et la mise à jour des données personnelles qu’elle conserve et de les supprimer sans délai lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à l’usage auquel elles sont destinées.

5. Mesures de contrôle de la sécurité des données à caractère personnel

La société mettra en œuvre les garanties suivantes pour assurer la gestion sécurisée des données à caractère personnel qu’elle conserve :

1. Mise en place de politiques de traitement des informations personnelles :
   • La société a formulé des « règles de protection des informations personnelles » afin d’établir des règles de base pour le traitement des informations personnelles. La société a également établi des règles régissant la prévention des fuites d’informations confidentielles, y compris les informations personnelles, et la sécurité de l’information.
   • La société a formulé des règles sur la sécurité de l’information applicables au groupe Roland DG afin de garantir des mesures de sécurité communes à l’ensemble du groupe Roland DG.
2. Mise en place de la structure organisationnelle et des opérations :
   • L’entreprise désignera un responsable de la gestion de l’information qui sera chargé de superviser la gestion de l’information de l’entreprise.
   • L’entreprise précisera les données personnelles traitées par chaque service et la personne responsable de ces données et contrôlera périodiquement l’état du traitement des données.
   • En cas d’incident ou d’indication d’un traitement inapproprié, d’une fuite, etc., de données à caractère personnel, la société établira une structure organisationnelle pour notifier ces incidents au responsable de la gestion de l’information. En outre, le responsable de la gestion de l’information sera chargé de l’intervention et des mesures correctives en cas d’incident grave.
   • L’entreprise établira des procédures pour répondre aux incidents tels que les fuites de données à caractère personnel et mettra en place une structure garantissant des actions rapides pour empêcher la propagation de tels incidents et des actions préventives par la suite.
   • La société enregistrera les journaux d’accès, etc., à ses systèmes d’information afin de permettre la vérification du traitement des données à caractère personnel.
3. Respect de la politique par les employés :
   • L’entreprise fera connaître les règles à tous les employés et assurera régulièrement une formation sur le traitement des données à caractère personnel.
4. Prévention du vol, etc. des équipements des systèmes d’information et des supports électroniques :
   • L’entreprise cryptera tous les disques durs de ses ordinateurs portables.
   • L’entreprise demandera l’approbation de l’administrateur avant de transporter des ordinateurs portables, des clés USB, etc. en dehors de l’entreprise.
   • Avant de se débarrasser de tout équipement informatique, l’entreprise utilisera un logiciel spécialisé pour effacer complètement toutes les données restantes.
   • L’entreprise conservera en toute sécurité les documents contenant des données à caractère personnel dans des armoires fermées à clé.
   • Lors de l’élimination de documents contenant des données à caractère personnel, l’entreprise prendra les mesures appropriées, telles que le déchiquetage.
5. Prévention des accès non autorisés et des fuites d’informations personnelles, etc :
   • L’entreprise identifiera les équipements du système d’information, etc., qui traitent les données à caractère personnel et mettra en place un contrôle d’accès approprié.
   • L’entreprise configurera des pare-feu, etc., pour bloquer les accès non autorisés et surveillera les accès non autorisés et les intrusions de logiciels malveillants.
   • L’entreprise installera un logiciel anti-virus sur tous ses ordinateurs.
   • L’entreprise gérera de manière centralisée les mises à jour logicielles du système d’exploitation, etc. et veillera à ce qu’elles soient automatiquement maintenues à jour.
   • L’entreprise mettra en place un système interdisant la connexion au réseau interne de dispositifs informatiques non approuvés.
6. Comprendre l’environnement externe :
   • L’entreprise s’efforcera de comprendre les lois et réglementations relatives à la protection des informations personnelles dans les pays étrangers où le Groupe Roland DG est implanté et prendra les mesures nécessaires.

6. Finalité de l’utilisation des données à caractère personnel

• Les finalités pour lesquelles la Société utilise les données personnelles qu’elle collecte sont les suivantes. Toutefois, la Société peut collecter des données à caractère personnel à d’autres fins, auquel cas elle notifiera ou annoncera séparément le but de l’utilisation :
  
  1. Pour gérer les commandes, livrer les produits, régler les paiements, répondre aux demandes de renseignements sur les commandes ou effectuer d’autres tâches en rapport avec la vente de produits.
  2. Fournir des services d’entretien et de réparation des produits ainsi qu’une assistance aux utilisateurs.
  3. Envoyer sur demande des catalogues de produits, des documents, etc.
  4. Proposer des produits et des services et fournir des informations sur les campagnes, les événements, les séminaires, etc.
  5. Pour envoyer des tirages au sort, etc., pour des concours.
  6. Développer et améliorer les produits et services de l’entreprise en recueillant les réactions des clients, en menant des enquêtes par questionnaire, etc.
  7. Utiliser les informations relatives aux candidats dans le cadre des activités de recrutement de ressources humaines menées par l’entreprise.
  8. Utiliser les informations sur les fournisseurs pour l’approvisionnement en matériel et d’autres transactions entre le fournisseur et l’entreprise.
  9. pour répondre à d’autres demandes, etc., reçues par l’entreprise.
• Si la société utilise des données à caractère personnel obtenues dans l’intention de les utiliser à l’une des fins susmentionnées au-delà de la portée des objectifs d’utilisation spécifiés, la société informera la personne de l’objectif de l’utilisation et obtiendra son consentement à l’avance.

7. Communication de données à caractère personnel à un tiers

La Société ne fournira pas les données personnelles collectées à des tiers sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, cela ne s’applique pas lorsque le traitement des données personnelles est confié, lorsque les données personnelles sont utilisées conjointement, lorsque cela est nécessaire pour la protection de la vie humaine ou de la richesse, ou lorsque cela est requis par d’autres lois et règlements.

8. Externalisation du traitement des données à caractère personnel

La Société peut confier le traitement des données à caractère personnel à un tiers dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les objectifs d’utilisation spécifiés. Dans ce cas, la Société prendra les mesures nécessaires pour s’assurer que la partie externalisée met en œuvre des mesures de contrôle de sécurité appropriées.

9. Utilisation conjointe de données à caractère personnel

La Société utilisera conjointement les données à caractère personnel qu’elle détient comme suit. Toutefois, il peut y avoir d’autres cas d’utilisation conjointe, auquel cas la Société en informera séparément la personne concernée.

1. Types de données à caractère personnel à partager :
   • Nom, raison sociale, code postal, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopie, adresse électronique, historique des achats, statut du contrat, statut de la commande, statut du paiement, sexe, âge, formation, historique de l’emploi.
2. Champ d’application de l’utilisation conjointe :
   • Sociétés du groupe Roland DG au Japon.
3. Utilisation Objectif de l’entreprise :
   • La Société utilisera les données personnelles aux fins décrites à la section « 6. Utilisation des données personnelles ».
4. Utilisation But par les sociétés du groupe Roland DG au Japon :
   • Pour les activités de vente et de développement de produits de la société du groupe, les mêmes dispositions s’appliquent, comme indiqué aux points (1), (2), (3), (4) et (6) de la section « 6. Finalité de l’utilisation des données à caractère personnel ».
   • Pour le recrutement de la société du groupe, la même règle s’applique, comme indiqué au point (7) de la section « 6. Finalité de l’utilisation des données à caractère personnel ».
   • Pour les achats de la société du groupe, etc., la même règle s’applique que celle décrite au point (8) de la section « 6. Finalité de l’utilisation des données à caractère personnel ».
   • Pour l’amélioration des services et des opérations commerciales connexes de la société du groupe, la même règle s’appliquera, comme indiqué au point 6 « Finalité de l’utilisation des données à caractère personnel ».
5. Responsable de l’utilisation conjointe des données à caractère personnel :
   • La partie décrite à la section « 3. Opérateur économique chargé du traitement des données à caractère personnel ».

10. Utilisation de cookies, etc.

La société peut collecter automatiquement les données des clients lorsqu’ils visitent son site web. Les données collectées comprennent celles qui sont nécessaires au fonctionnement du site web de l’entreprise, comme sa boutique en ligne, et celles qui sont utiles à l’amélioration du site web de l’entreprise, comme l’historique des visites des clients. En règle générale, ces informations ne sont pas personnellement identifiables et ne constituent donc pas des « données à caractère personnel ». L’historique des visites sur le site web, etc. peut être fourni à d’autres sociétés sous forme de « cookies de tiers ». Le tiers qui reçoit ces informations peut être en mesure d’identifier une personne spécifique en les associant à d’autres informations, auquel cas elles deviennent des « données à caractère personnel ». Pour pouvoir fournir à un tiers des informations pouvant être considérées comme des « données personnelles », le tiers doit obtenir le consentement de la personne concernée. La société ne fournira pas ces informations à d’autres sociétés si ce consentement n’est pas confirmé.

11. Divulgation d’informations, correction, cessation d’utilisation, etc.

La personne qui fait l’objet des données personnelles détenues par la société a le droit d’adresser les demandes suivantes à la société en ce qui concerne ces données personnelles :

• Le droit de demander la divulgation ou la correction des données personnelles (y compris l’ajout ou la suppression d’une partie des données) et la divulgation des dossiers que la société a fournis à un tiers.
• Le droit de demander que l’utilisation des données à caractère personnel cesse ou qu’elles soient elles-mêmes effacées si elles relèvent de l’un des points suivants.
  
  1. Lorsque les données personnelles ont été traitées au-delà des objectifs spécifiés, sans le consentement de la personne légalement prescrite.
  2. Lorsque des données à caractère personnel ont été utilisées de manière inappropriée.
  3. Lorsque les informations personnelles ont été obtenues par des moyens inappropriés.
  4. Lorsque les données personnelles sont des informations personnelles nécessitant des soins particuliers et qu’elles ont été obtenues sans le consentement de la personne légalement prescrite.
  5. Lorsque la société n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins prévues.
  6. Quand les données personnelles ont été divulguées, etc.
  7. Lorsque le traitement des données à caractère personnel peut porter atteinte aux droits ou aux intérêts légitimes de la personne
     .
• Le droit de demander à la société de cesser de fournir des données à caractère personnel à un tiers si les données à caractère personnel relèvent de l’un ou l’autre des points suivants :
  
  1. Lorsque des données à caractère personnel ont été communiquées à un tiers sans le consentement de la personne légalement prescrite.
  2. Lorsque la société n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins prévues.
  3. Quand les données personnelles ont été divulguées, etc.
  4. Lorsque le traitement des données à caractère personnel peut porter atteinte aux droits ou aux intérêts légitimes de la personne concernée.

Si vous souhaitez faire l’une de ces demandes, veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse indiquée à la section « 16. Contact pour les demandes de divulgation, etc., les demandes de renseignements et les plaintes » en précisant les détails de votre demande.
L’entreprise prendra les mesures appropriées après avoir vérifié que la demande a été faite par la personne concernée. Lorsqu’un volume important de documents papier doit être envoyé ou lorsque le support électronique à fournir est coûteux, etc.

12. Réaction en cas de fuite de données personnelles, etc.

Dans le cas où une fuite, etc., de données à caractère personnel conservées par la société s’est produite ou est susceptible de se produire, la société prendra immédiatement des mesures pour contenir les dommages, enquêter sur les faits, identifier la cause, déterminer l’étendue de l’impact et prendre des mesures préventives.

En outre, en cas de fuite, etc., d’informations personnelles nécessitant une attention particulière ou en cas de risque important de préjudice pour les droits ou les intérêts d’une personne, la société informera la Commission de protection des informations personnelles et la personne dont les données personnelles ont fait l’objet de la fuite, etc.

13. Protection des informations personnelles sur les sites web liés

Le site web de la société peut contenir des liens vers des sites web de tiers. Bien que l’entreprise prenne des précautions raisonnables pour s’assurer que ces liens ne sont pas malveillants, ils ne font pas partie du site web de l’entreprise et seront donc traités différemment du site web de l’entreprise dans le cadre de la présente politique de protection de la vie privée. Veuillez vérifier la politique de confidentialité du site web lié en ce qui concerne la protection des informations personnelles sur ce site web.

14. Modifications de la présente politique de protection de la vie privée

La société peut modifier la présente politique de protection de la vie privée en fonction des changements apportés aux lois et réglementations applicables, etc. et aux politiques de la société. Veuillez vérifier la date figurant au début de la présente politique de confidentialité pour voir si des modifications ont été apportées.

15. La compétence juridictionnelle

Le tribunal de première instance pour tous les litiges liés à la présente politique de protection de la vie privée sera le tribunal exclusivement compétent pour le lieu du siège social de la société.

16. Contact pour les demandes de divulgation, etc., les demandes de renseignements et les plaintes

La société a mis en place un point de contact pour toutes les demandes concernant les informations personnelles. Si vous avez des questions ou des réclamations concernant le traitement des informations personnelles par la société, ou si vous souhaitez demander l’un des éléments énumérés à la section « 11. Divulgation, correction, cessation d’utilisation, etc. des informations », veuillez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante :

Contact pour les informations personnelles
Adresse électronique : dgs-marketing@dgshape.com